Kokous- ja tapahtuman suunnittelu saattaa tuntua yksinkertaiselta, mutta ammattilaiset tietävät, että siellä on enemmän prosessi kuin mitä silmä näkee. On olemassa lukuisia vaiheita onnistuneen tapahtuman, joka alkaa tunnistaa tyyppinen tapahtuma haluat pitää ja määrittämällä tavoite ja haluttu tulos tapahtuman. Kun olet valinnut päivämäärän ja kellonajan kokoukseen tai tapahtuman, suunnittelu voi alkaa toden teolla.
Ensimmäinen askel suunnittelussa avulla vahvistetaan talousarvion oman tapahtuman, tunnistamalla potentiaalisia tuloja ja yksityiskohtaisesti odotettavissa kulut. Tämä on yksi alue tapahtuman suunnittelu, jotka tarvitsevat jatkuvasti ja tarkistus, joka perustuu todelliset tulot ja kustannukset. Certified Meeting Professional (CMP) on osoittautunut taito ei vain kokous ja tapahtuman suunnittelu, mutta taloushallinnon samoin.
Julie Wong, CMP Tapahtuman Concierge Phoenix, Arizona, sanoo: "Kokemuksemme, voimme melkein aina huomauttaa asioita, jotka asiakkaamme ovat unohtaneet sisällyttää talousarvioon." Hän korostaa seurannassa Kulut ja budjetti kysymyksiä koko tapahtuman suunnitteluun, selittää, "On tärkeää pysyä päällä todellisten kustannusten työn kautta tapahtuman suunnitteluun. Yksi muutos hinnoittelussa voi luoda ketjureaktio, joka voi vaikuttaa negatiivisesti menestys tapahtuman.
"
paikan valitseminen ja tyyppi laitoksen oman tapahtuman, joka on yhdenmukainen talousarvio on seuraava askel tapahtuman suunnittelu . Kokous ja tapahtuman suunnittelu ammattilaiset tietävät perinpohjin eri paikoissa ja ovat kehittäneet suhteita hallinta. Kokemuksen perusteella he voivat myös antaa suosituksia tilan käyttö, kapasiteetti ja istumajärjestyksen.
Täältä monia päätöksiä tehdään, mukaan lukien menu suunnittelu, valita toimittajat, tilaus materiaalit, toimitusjohtaja kutsu ja vastaus prosessi, ja paljon enemmän, laajuudesta riippuen tapahtuman.
CMP on kokemusta projektinhallinnan, strategisen suunnittelun, sivuston hallinta ja markkinointi, joka mahdollistaa hänen /häntä pysymään päällä jokaisen yksityiskohdan koko prosessin. CMP: n työtä on paljon muutakin kuin vain suunnittelusta, kuten Wong paljastaa. "Mitä kokous ja tapahtuman suunnittelijat tiedämme kokemuksesta, että vetää pois onnistuneen tapahtuman vaatii suunnittelua, tarkistaa, täytäntöönpanossa, ja tarkistaa vielä kerran", hän selittää.
"Tapahtuma suunnittelu on hyvin muuttuva prosessi, ja olemme koulutettu käsittelemään kaikessa lukuisia kokouksia ja tapahtumia