Tiettyä sopimusta voitaisiin jopa parempi competitor.Retrieval voi todellakin olla hidasta, jos nämä pidetään paperin asiakirjojen jätetty paperi kansiot tallennetaan arkistokaappeja tekemisessä huoneissa lukuisia maantieteellisiin paikkoihin, kuten on todennäköisesti tapauksessa globaali yritys. Hajautettu asiakirjojen saatavuus
Yksi suuri ongelma paperiset sopimuksiin on, että se on vaikea sivutoimipaikat viitata siihen.
Jos toinen toimisto tai pääkonttori asianajaja tarvitaan tarkistaa sopimusta, peräisin toimisto on faksata sen heille, tai lähetä alkuperäisen asiakirjan, tai turvautua muun vastaavan menettelyn. Kaikki niistä edellyttävät paikallistamiseen sopimuksen joukosta lukuisista paperiasiakirjojen tallennetut -tunnuksen Document Imaging ratkaisu auttaa organisaatioita tällaisessa tilanteessa. Paperiasiakirjat voidaan muuntaa sähköisiä kuvia, ja käsitellään edelleen tehdä niistä koneellisesti luettavaan tekstidokumentteja. Seuraavaksi ovat vaiheet indeksointi ja metatietojen luomiseen.
Asiakirjat on metatietoja, kuten tunnisteita ja lyhyt sisällön tiivistelmät kiinnitetty them.The sähköisiä asiakirjoja voidaan tallentaa Keski-palvelin, joka voi hakea valtuutetut henkilöt mistä tahansa, jos heillä on Internet-yhteys. Tämä todella jaetaan pääsy, hyvin erilainen kuin aiemmin hankala prosessi. Safer varastointi Paper Documents
Kanssa helposti tarjota sähköisiä kuvia alkuperäisten asiakirjojen, se olisi vain harvoin, että alkuperäinen paperi asiakirja olisi käsiksi.
Tämä mahdollistaa tallentaa nämä erillisessä, erikoistunut laitos, joka voi ryhtyä varotoimiin vahingoittaa paperia altistumiselta environment.A erikoistunut laitos voi myös hallita satunnaisia kysymyksiä, kuten säilytysajat ja hävittäminen asiakirjoja, jotka ovat suorittaneet säilytysaika. Tämä on aivan erilainen kuin aikaisemmin ympäristössä, jossa asiakirjat säilytetään useita arkistointi huoneis