Sähköposti Vaihtoehto: Extranet Online Asiakirjan jakaminen
Miksi ekstranet parempi kuin sähköposti asiakirjojen jakamisen? Vastaus on yksinkertainen: sähköposti on täydellinen one-to-one viestintää, mutta ei erinomaisesti ryhmille mukana hankkeessa yhteistyössä. Useimmat sähköpostiohjelmat tarjoavat vähän - jos lainkaan - tehokas tapa priorisoida viestit ja liitetiedostot. Kaikki saapuu samassa paikassa, siinä järjestyksessä, jossa se lähetettiin. Kanssa extranet, kaikki projektin liittyvät asiakirjat automaattisesti kiinni sisällä kansio omistettu projekti.
Ei sekoitettu uusinta vitsi kiertävän ympäri toimistoa. Lisäksi extranet voi käsitellä mitä tahansa kokoisen asiakirjan. Sähköpostin, olet vaarassa suurten liitetiedostoja ei läpi yrityksen palomuurin. Jakaminen Power Point esitys ryhmä on täydellinen esimerkki. Sähköpostin, sinun täytyy rikkoa esityksiä pieniin osiin, jossa kukin jakso on kiinnitetty erillinen sähköposti. Kohdat eivät saavu samanaikaisesti, ja se voi olla varsin hämmentävää kaikille. Kuvittele jakaminen kolme esityksiä, kukin 3 osaa, kuusi henkilöä. Se olisi yhdeksän sähköposteja kuusi henkilöä.
Fifty-neljä viestiä! Käyttämällä extranet, esityksiä voidaan lähettää samanaikaisesti, kaikki ennallaan, automaattisesti jätetty yhdeksi projektikansioon sekä kaikki muut asiaan liittyvät materiaalit. Ja kaikilla on mahdollisuus samaan aikaan. Monet Ekstranetit helpottaa entisestään, automaattisen sähköposti-ilmoitukset, jotka kertovat vastaanottajille, että esitykset ovat saatavilla, ja tarjoaa kommenttia toiminto, jonka avulla jokainen käyttäjä voi jakaa point-of-view. Extranet vakuuttaa, että tärkeitä asiakirjoja saada oikeaan paikkaan, heti valmis vastaus.
Ja se asettaa niihin liittyvät asiakirjat ja viestit yhdessä. Budjetti, aikataulu, strateginen suunnitelma, power point esitys, kaikkien muistiinpanoja ja huomautuksia - ne kaikki näkyvät samalla sivulla. Ei lajitteluun pitkä lista liity sähköposteja. Viimeinen kohta. Monet Ekstranetit on suojattu 128-bittinen salaus, sama suoja käytetään suojaamaan liiketoimia. Sähköposti, toisaalta, voi laskeutua kenenkään käsissä, mikä on OK, jos lähetät uusin vitsi, mutta ei ollenkaan hauskaa, kun on kyse luottamuksellisuuden tärkeimmät asiakirjat.