Koska se on niin helppo lähettää sähköpostia, jotkut ihmiset eivät yleensä käsitellä sähköposteja viralliset asiakirjat. Sähköposti on sama arvo kuin kirje. Kun lähetät sähköpostia, mitä on kirjoitettu, voidaan käyttää todisteena materiaali oikeusjutun, siksi on viisasta tarkista mitä on kirjoitettu sähköpostitse ennen lähettämistä aiottuun kohteeseen.
Kun kirjoitat sähköpostia, sisällön pitäisi olla selvää, niin että kuka lukee se tietää mitä sähköposti on noin. Joskus sähköpostit toimitetaan sisältöineen jotka eivät tee mitään järkeä.
Jos sisältö ei ole selvää, aikaa menee hukkaan, koska se voidaan joutua uudestaan lähettäjän. Kirjeenvaihto tulee kirjoittaa ilman oikeinkirjoitus tai kielioppi virheitä niin ennen lähettämistä, oikoluku on oltava.
Kun lähetät sähköposteja on muistettava, että ne voidaan välittää kolmansille osapuolille näkyvät kaikki sisältö ja aiemmat lähettäjän nimiä. Siksi erityistä huomiota on kiinnitettävä sähköpostin sisältö ja vastaanottajat osoitteisiin.
Sisältämiä tietoja, joita ei ole tarkoitettu kaikkien silmissä, joihin voi sisältyä vahingoittavat sisällön takia kiroilua, arvostellaan muiden työntekijöiden tai hallinta, ilkeä juoru tai sensuroitu kohdetta, ei pitäisi ilmoittaa. Tällaisiin aiheisiin voi lainata lähettäjän pulassa, varsinkin jos sähköposti päättyy esimiehen postilaatikkoon. On ollut työntekijöitä, jotka ovat potkut työpaikkansa sähköposteja joka päättyi tahattoman määräpaikkaan joko vahingossa tai johtuen huolinta kolmansien osapuolten.
Koska on olemassa yrityksiä, jotka pitävät kaikki työntekijöiden kirjeenvaihdon pääpalvelimelta, sisäinen sähköpostit tulee harkita huolellisesti ennen lähettämistä. Vaikka on hyväksyttävää, että sisäinen sähköpostit ovat vähemmän muodollisia kuin toimitettu ulkoisesti, varo mitä on kirjoitettu. Jopa sävy sähköpostin olisi pidettävä ennen lähettämistä kuin on ollut sähköposteja, jotka olisivat väärin ja kaaos seurasi varsinkin kun on lähettäjä on vihainen.
Sähköpostit on tullut osa jokapäiväistä elämää, mutta ne eivät ole pelejä ja sellaisenaan tulisi hoitaa varoen ennen lähettämistä.