Kun tehokas kokous minutes

Pitämällä hyvää kokouksessa dokumentaation luo arvoa itsellesi, joukkue ja asiakkaillesi. Aivan kuten mikä tahansa muu dokumentaatio, kokouksen pöytäkirja tulla ennätys, jota voit käyttää erilaisiin liiketoiminnan tarpeisiin. Luotaessa kokouspöytäkirjat, on tärkeää ottaa niin monta muistiinpanoja kuin voit. Huomaa, ihmisten mielipiteitä, huolia tai kysymyksiä, mutta mikä tärkeintä sinun pitäisi kirjoittaa alas päätöksiä tehtiin.

kokouspöytäkirjat olisi noudatettava rakennetta kokouksen esityslistan, joka on tyypillisesti lähetetään kaikille kokoukseen osallistujille.

Kokouksen asialista

Jokaisessa kokouksessa olisi aloitettava kokouksen asialistalla. Vaikka Asialistalla ei ole ehdottoman välttämätöntä, se on erittäin hyvä idea suunnitella etukäteen, mitä kokouksessa on noin. Hyvin suunniteltu asialistan säästää aikaa ja tekee entistä tuottavampia keskustelua.

Sinun pitäisi lähettää kokouksen asialistalla etuajassa, jotta voit ilmoittaa muille osapuolille mitä kokouksessa on noin. Sopiva aika milloin lähettää kokoukseen esityslistan voi vaihdella kokouksen dynamiikka.

Yleensä se on parasta lähettää esityslistan päivä tai kaksi ennen kokouksen, mutta joskus pari tunnin varoitusajalla toimii hyvin myös.

Jos joku esityslistalla vaativat valmistelua aikaa kokouksen osanottajat, se on aina parempi lähettää kokoukseen esityslistan aikaisemmin kuin myöhemmin.

Jos olet epävarma, kun lähettää kokoukseen esityslistan, haluat ehkä harkita lähettämistä useita kertoja. Esimerkiksi lähettää esityslistan kerran varhain, jossa on riittävästi valmisteluaikaa ennen kokousta, ja sitten lähettää sen vielä kerran lähempänä kokousta muistutuksena.

Kun lähettää kokouksen asialistalla aina sisältää kokouksen tiedot, kuten kokouksen paikka, päivämäärä ja kellonaika, soita-numeroina tai videoneuvottelut linkkejä ja salasanoja.

kirjoittaminen kokouksen pöytäkirja

kokouspöytäkirjat ovat osa projektin dokumentaatio, ja siksi, sinun pitäisi kohdella niitä sellaisina. Sinun pitäisi pitää niin paljon tietoa kuin mahdollista ja järjestää kokouksen materiaalit hyvin. On useita asioita, jotka hyvä kokouspöytäkirjat on oltava:

) aika ja paikka kokouksen, yhdessä muiden mukana kokouksessa tiedot.

Tulee aikoja, jolloin sinun täytyy mennä takaisin ja etsiä tietoa kokouksessa, että tapahtui tiettynä päivänä.

b) Läsnäolo. Kun kokous läsnäolo on erittäin tärkeä, varsinkin kun on vastuu mukana. Ka