Document Management on ajatus siitä, kuinka hoitaa asiakirjoja hyvä tapa pystyä helposti löytää ne, etsiä tietoja heitä, tunnistaa muutokset asiakirjoihin, jakaa niitä muiden kanssa ja edelleen vain näyttää niitä ihmisiä, jotka pitäisi pystyä nähdä niitä. Mukana turvallisuus osa on myös voitava valvoa minkälaista tietoa toisten pitäisi nähdä ja jos ne olisi voitava muuttaa asiakirjan sisällöstä.
Aiemmin kaikki asiakirjat paperille ja varastoidaan turvallisiin paikkoihin, joissa vain ihmiset oikeudet asiakirjat oli avaimet. Se voisi olla jonkinlainen arkistokaappi.
Tätä menetelmää käytetään edelleen paikoin, mutta yleensä se on yhdistetty ottaa asiakirjoja jonkinlainen Document Management System, joskus lyhentää DMS. Alussa nämä kutsuttiin Electronic Document Management Systems (EDM).
Tänään voit löytää Document Management Systems, jota käytetään nimenomaisesti dokumenttien hallintaan, mutta on olemassa paljon yhteistyötä ohjelmisto tai projektinhallinnan ohjelmistoja, jotka sisältävät paljon toiminnallisuutta tarvitaan paljon yrityksiä.
Tämä tekee siitä vieläkin vaikeampaa löytää mitä etsit, koska voit asentaa yksi järjestelmä moniin tarkoituksiin.
On olemassa paljon erilaisia toimintoja voit saada kanssa Document Management System ja se on vuoksi on tärkeää, että luulet läpi mitä saatat tarvita.
Jotkut alueet sinun täytyy harkita ovat:
* Turvallisuus
Turvallisuus on yleensä hyvin tärkeä useimmille yrityksille ja useimmat asiakirjat .
On olemassa erilaisia turvallisuuden, joka on otettava huomioon.
Ensimmäinen on ulkoinen turvallisuus.
Kanssa täytä tarpeita esteettömyyttä on tärkeää perustaa järjestelmän niin, että ulkopuoliset tahot eivät voi osallistua asiakirjojen et halua jakaa.
Toinen on sisäisen turvallisuuden. Tämä on yleensä hieman mutkikkaampi, koska sinun kannattaa harkita useita vaatimuksia.
On selvää, että haluat olla asiakirjoja, jotka pääsee kaikkia ihmisiä osastolla, mutta vain harvat ihmisten pitäisi pystyä muuttaa tietoja. On myös tavallista, että haluat olla yksityisiä asiakirjoja yhdelle henkilölle, joka ei saa olla pääsyä kukaan muu.
luominen organisaatiorakenteen asiakirjojen hallintajärjestelmä on elintärkeää ennen kuin päätetään mitä vaatimuksia sinulla on. Kun menee läpi organisaation ja miten asiakirjat olisi käsiksi ja käyttää kaikki ymmärrätte paljon enemmän siitä, miten haluat järjestelmän toimimaan.
* Yhteistyö