Yksi tarkoituksiin dokumenttienhallinnan järjestelmät on parantaa yhteistyötä ja on ihmisiä muuttaa asiakirjan ja helposti katsella uusin versio dokumentista.
Joten, miten haluat tämä toimisi? Haluatko jokainen voi muuttaa asiakirjan samanaikaisesti tai haluat yksi kerrallaan lisätä niiden muutokset?
Ensimmäinen vaihtoehto on yleensä melko hankala, mutta on olemassa muutamia dokumenttien hallinnan järjestelmät, jotka voivat tee tämä. Toinen ratkaisu on helpompaa ja ovat olleet jo pitkään. Mitä tapahtuu yleensä on, että sinua "tarkistaa" asiakirja tehdä muutoksia.
Sitten lukita asiakirjan kukaan muu vaihtaa. Ne kuitenkin voitava nähdä edellisen version asiakirjasta (eniten ajantasaista että on järjestelmässä). Kun olet lopettanut muuttuvassa asiakirja "check in" muuttuneiden asiakirja tehdä näkyväksi kaikille.
* Esteettömyys
Miten sinun pitäisi pystyä käyttämään asiakirjoja? Tämä on hankala kysymys, koska saatat haluta pystyä toimimaan asiakirjaan olet matkalla ja ei ole pääsyä internetiin.
Jotkut yritykset ovat tyytyväisiä ottaa asiakirja pääsee vain verkossa ja jos haluat ottaa sen kotiin voit kopioida tietokoneeseen ja katsoa sitä offline-tilassa. Jos haluat tehdä muutoksia sen teet sen verkossa. On kuitenkin olemassa myös joitakin yrityksiä, jotka täytyy pystyä käsittelemään mahdollisuus myös muuttaa dokumentin offline.
* Asiakirjamuodot
millaisia asiakirjoja haluat voida olla dokumenttiin hallintajärjestelmä ja miten haluat ne hoidetaan?
Jotkut järjestelmät avulla voit työskennellä järjestelmän sisällä kaikkien muutosten asiakirjan.
Jotkut järjestelmät avata todellinen ohjelmisto työskennellä, esimerkiksi MS Word. On tärkeää, että ajattelee, miten haluat tämä toimisi. Tämä on tärkeää myös, kun tarkastellaan seuraavan pisteen, miten pystyä etsiä ja löytää asiakirja etsimäsi.
* Mahdollisuus etsimiseen
Sinun täytyy miettiä, miten olla osaa hakea asiakirjan. Yksi ratkaisu on luoda Meta tietoja asiakirjasta ja liitä tiedot, jotta se on helppo löytää. Toinen tapa on voitava etsiä otsikko, kirjailija ja yhteenveto. Tämä on kuitenkin myös harkita metatiedon.
Toinen tapa on pystyä tekemään vapaatekstihaku dokumentin läpi. Tämä on vähän vaikeampaa, jos salli mitään tiedostomuotoja, mutta on muutamia todella hyvä asiakirja hallintajärjestelmät, joka pystyy auttamaan sinua siellä myös.
* Jäljitettävyys
Yksi tärkeimmistä asioista on jäljitettävyys.