2. Sijainti ja päivämäärät
Jotkut huomioitavia seikkoja harkitessaan sijainnin teidän kokouspaikka ovat: -
) Miten edustajat on työmatkoja kokouspaikka? Jos edustajat ajavat, ottaa huomioon ajoaikaa välttää edustajia myöhässä. Ohjelman tai esityslistan tulisi ottaa tämä huomioon ja laadittava vastaavasti.
b) Jos isäntä tilaisuudesta on kuljettavat delegoi ja kokouspaikka, vaativat lainauksia kuljetusyritysten tai talon siirrot talousarvion sen mukaisesti saada edustajia ja tapahtumapaikalle ajoissa.
c) Jos edustajat on saapuvien ja lähtevien lentäen, ottaa huomioon lentojen tiheys lentoyhtiöitä ja kohteesta. Jotkut konferenssipaikoista Etelä-Afrikka on rajoitettu lennot joka voi olla kalliimpaa kuin muihin kohteisiin. Ne voivat myös ei toimi, sanovat esimerkiksi sunnuntai, joka johtaa edustajia oleskelevat ylimääräisen yön tai saapuu päivän etuajassa. Ota tämä huomioon, kun asetetaan päivämäärät varmistaa, että sinulla on kunnollinen äänestysaktiivisuutta kokoukseen.
d) Tarkista, mitä muut konferensseja tapahtuu samassa paikassa tai samaan määräpaikkaan kuin sinun.
Usein edustajat tarvitse varata omaa majoituksen ja jos monet konferensseja tapahtuvat samanaikaisesti samaan kohteeseen (eli Sandton), hotellihuoneet voi olla pulaa ja hinnoiteltu hieman korkeampi kuin normaalisti. Myös työmatkoilla konferenssikeskus voi olla vaikeaa, jos konferenssin päällekkäinen muiden samaan aikaan samassa kohde tai paikka.
e) On aina suositeltavaa katsoa tapahtumapaikalle ennen vahvistettaessa varausta. Useimmat hotellit tai konferenssipaikoista Etelä-Afrikka mielellään kutsuu sinut päällä tarkastuksen tarkastella niiden tilat ja kokevat palvelun omakohtaisesti.
Sinun pitäisi ottaa tämä tarjous, jotta nähdään, omakohtaisesti, mitä ruokaa, tilat ja palvelu on kuin varmistaa, että valtuutetut on mukava ja että paikka toimii kokoukseen.
f) otetaan huomioon aika vuodesta teidän Konferenssi järjestetään ja ilmasto tuolloin, kyseisellä alueella, ja neuvoo edustajat vastaavasti. Saatat suunnittelevan paljon ulkoilua ja se ei auta, jos se on sadekausi. Tai saatat olla aikoo tehdä joitakin koskenlaskua ja se ei auta, jos se on kylmä.
g) otetaan huomioon koulujen loma.
Paikka voi olla suosittu lomakohde ja saatat huomata, että se on meluisa ja erittäin kiireinen lomailijoille. Hinnat voivat olla korkeampia liian.
h) Jotkut paikat, joillakin alueilla, vaatia että varaat k