Once asiakirja oli ei enää tarvita, se lähetettiin arkistointi osastolle. Virkailija lajitellaan kaikki asiakirjat sopiviin lokeroihin, ja myöhemmin otti sisältö kunkin reiän ja asetetaan ne asianmukaiset folders.At lopussa istunnon, kansiot pantiin takaisin asiaan arkistokaapit. Suuressa toimisto, sata arkistointi kaapit saatetaan tarvita sijoittaa kaikki paperit ja tarpeeksi suuri tiedosto tilaa tarvittiin majoittaa arkistointi cabinets.That oli tyypillinen varastointi skenaario aikaisemmin aikakauden (ja saattaa vielä olla joitakin vanhanaikaisia toimistoissa).
Enter Tietokoneet ja Document Imaging
saapumisen tietokoneiden, määrä paperia voitaisiin vähentää. Jäljennökset tietokone luotu asiakirjoja voidaan tulostaa ja kun tarvitaan, ja ei ollut tarvetta käyttää useita hiilen kopioita kun kirjoitat asiakirja (ja tallentaa ne, kunnes sitä tarvitaan) .Networked järjestelmien käytössä useita osastoja viitata tallennettuja asiakirjoja Keski-palvelin , ja vähensi tarpeen tulostaa asiakirjoja lähettämiseen muille departments.The Internet voisi vähentää paperin määriä entisestään.
Kirjeenvaihto voitaisiin toteuttaa sähköpostit ja vastaukset voidaan tallentaa tietokoneeseen itself.Document kuvantamisen ja sisällön- hallintajärjestelmät muuttunut koko skenaario dramaattisesti. Paperi asiakirjat voidaan muuntaa sähköisten asiakirjojen, ja integroida yrityksen content.With luottamusta että sähköiset kopiot (ja varmuuskopiot) ovat tarvittaessa saatavilla, paljon alkuperäisen paperin asiakirjat voitaisiin silputtu kerran tehdä. Ainoastaan ne asiakirjat, jotka oli säilytettävä joissakin lain, tai jotka saattavat olla tarpeen riita, tarvitaan säilytettävä tiedosto rooms.
With yhä hyväksymistä sähköisten asiakirjojen oikeudellisena todistusaineistona, paperi voi tuhoutua jopa suuremmassa määrin. Tuloksena oli, että kymmeniä tai jopa satoja arkistokaappeja voitaisiin romutetaan, ja kallis tiedosto huonetilaan voitaisiin käyttää tuottavampiin tarko
com Solution Provider …